Kalkulator dotacji 2026 - ile realnie dostanę dla mojej firmy?

Po co ten kalkulator

Klient, który pierwszy raz słyszy o dotacjach UE, ma w głowie jedno pytanie - "ile to dla mnie znaczy w złotówkach?" - i odpowiedź "to zależy" jest dla niego bezużyteczna. Cały blog dotacyjny w Polsce produkuje generic copy ("dotacje od 50 tys. do 50 mln zł"), nie pomaga w prawdziwej decyzji. W tym tekście pokazuję, jak naprawdę policzyć - z konkretnymi wzorami i przykładami dla 5 typowych firm.

Zamiast generycznego "kalkulator" z 5 polami formularza, robię tu coś prostszego i bardziej użytecznego: przejdź przez 5 prawdziwych przypadków, znajdź ten najbardziej podobny do swojej sytuacji, i zobacz konkretny wynik.

Wzór bazowy

Realna dotacja = (koszt kwalifikowany × intensywność wsparcia) - korekta de minimis - VAT (jeśli odliczasz)

Każda zmienna trzeba sprawdzić oddzielnie:

• Koszt kwalifikowany ≠ koszt całkowity inwestycji. VAT (jeśli odliczasz), grunt, koszty finansowe, marketing standardowy - niekwalifikowane.
• Intensywność wsparcia - zależy od programu, reżimu pomocy publicznej (regionalna / B+R / de minimis), wielkości firmy. Od 15% (duża firma w Warszawie, pomoc regionalna) do 100% (badania podstawowe NCBR).
• Limit pomocy de minimis - 300 tys. EUR / firma / 3 lata. Już brałeś gwarancje BGK / leasing preferencyjny / inne dotacje? Sprawdź SUDOP.
• Wkład własny - 30-70% kosztów inwestycji, do sfinansowania z kapitału firmy lub kredytu.

Przypadek 1: MŚP IT, projekt B+R 2 mln zł, FENG Ścieżka SMART

Firma: software house, 15 osób (małe MŚP), siedziba Wrocław.

Projekt: B+R nad algorytmem optymalizacji procesów logistycznych, koszty kwalifikowane 2 mln zł (wynagrodzenia + podwykonawstwo + materiały + koszty pośrednie 25% ryczałt).

Wzór:

• Koszt kwalifikowany: 2 mln zł
• Intensywność: 80% (MŚP w badaniach przemysłowych)
• Dotacja teoretyczna: 1,6 mln zł
• Wkład własny firmy: 400 tys. zł
• VAT (firmy ma odliczenie): niekwalifikowany - odjęte z budżetu już na poziomie wniosku
• Pomoc de minimis: 0 (FENG nie używa de minimis dla B+R, idzie pomoc na B+R)

Realna dotacja: ~1,6 mln zł, wkład własny ~400 tys. zł. Czas realizacji 24-36 miesięcy. Czas od wniosku do pierwszej zaliczki: 8-10 miesięcy.

Przypadek 2: Mikro produkcja, zakup robota CNC 500 tys. zł, KPO A2.1.1

Firma: zakład rzemieślniczy, 3 osoby (mikro), siedziba Tarnów.

Projekt: zakup CNC 5-osiowego do produkcji elementów stalowych, koszt 500 tys. zł netto.

Wzór:

• Koszt kwalifikowany: 500 tys. zł (zakup maszyny + szkolenie operatora + integracja z istniejącym ERP)
• Intensywność: 50% (mikro firma, regionalna intensywność dla Małopolskiego)
• Dotacja: 250 tys. zł
• Wkład własny firmy: 250 tys. zł (np. leasing preferencyjny lub kredyt komercyjny)
• VAT: niekwalifikowany (firma ma odliczenie)
• Pomoc regionalna RAG: 250 tys. zł = ekwiwalent ~58 tys. EUR - bez przekroczenia limitów

Realna dotacja: 250 tys. zł, wkład 250 tys. zł. Czas od wniosku do pierwszej zaliczki: 4-6 miesięcy. Realizacja: 12-18 miesięcy.

Przypadek 3: Mała firma usługowa, fotowoltaika 30 kWp + magazyn, NFOŚiGW Mój Prąd 6.0

Firma: kancelaria prawna, 12 osób (mała), siedziba Białystok.

Projekt: instalacja PV 30 kWp na dachu biurowca + magazyn energii 10 kWh, koszt 130 tys. zł netto.

Wzór:

• PV: do 6 tys. zł / kWp × 30 kWp = 180 tys. zł teoretycznie, limit 50 tys. zł → 50 tys. zł
• Magazyn: 30 tys. zł (limit programu)
• Dotacja: 80 tys. zł
• Wkład własny: 50 tys. zł
• VAT: niekwalifikowany (kancelaria ma odliczenie)
• Pomoc de minimis: 80 tys. zł = ekwiwalent ~18 tys. EUR - pozostały limit ~282 tys. EUR

Realna dotacja: 80 tys. zł, wkład 50 tys. zł. Zwrot inwestycji ~1,5 roku z autokonsumpcji + sprzedaży do sieci. Procedura: 2-3 miesiące od kompletnego wniosku.

Przypadek 4: Średnia produkcja, modernizacja energetyczna 1,2 mln zł, BGK Kredyt Ekologiczny

Firma: producent komponentów stalowych, 80 osób (średnia), siedziba Stalowa Wola.

Projekt: PV 250 kWp + magazyn 150 kWh + modernizacja oświetlenia + automatyzacja HVAC. Koszt 1,2 mln zł netto.

Wzór:

• Koszt kwalifikowany: 1,2 mln zł
• Kredyt BGK: 1,2 mln zł, oprocentowanie ~3% (preferencyjne)
• Wymóg: audyt energetyczny ex-ante (12 tys. zł, kwalifikowane) + redukcja energii pierwotnej ≥30%
• Realizacja: 12-18 miesięcy
• Audyt ex-post potwierdza redukcję 35% → premia ekologiczna: 80% × 1,2 mln = 960 tys. zł umorzenia
• Spłata kredytu firmy: 240 tys. zł (20%)
• VAT: niekwalifikowany

Realna "dotacja" (umorzenie): 960 tys. zł, wkład firmy 240 tys. zł (rozłożony na okres spłaty kredytu). Roczna oszczędność energii: ~180 tys. zł. Zwrot inwestycji 1,3 roku.

Przypadek 5: Startup biotech, projekt seed, Bridge Alfa NCBR

Firma: spin-off uczelniany w fazie pre-seed, 4 founderów, Kraków.

Projekt: rozwój prototypu kitu diagnostycznego, koszt szacowany 1 mln zł na 18 miesięcy.

Wzór:

• Bridge Alfa to inwestycyjny model - alfa (akcelerator) inwestuje 1 mln zł w startup w zamian za udziały (typowo 10-20%)
• Z perspektywy startupu: bezpośredni grant 0 zł na konto firmy. Alfa pokrywa koszty rozwoju + bierze ekwiwalent w udziałach.
• Wkład własny: 0 zł (jeśli alfa inwestuje 100%) lub uzupełnienie z VC follow-on
• VAT: kwalifikowany (startup nie ma jeszcze odliczenia)

Realne "wsparcie": 1 mln zł kapitału pre-seed, koszt 10-20% udziałów. Decyzja alfy: 2-4 miesiące od pitch-decku.

Krótka checklista przed kalkulacją

Zanim policzysz "ile dostanę", odpowiedz sobie na 5 pytań:

1. Czy moja firma to MŚP wg definicji UE? (do 250 osób + 50 mln EUR obrotu lub 43 mln EUR sumy bilansowej, BEZ uwzględnienia powiązań kapitałowych). Sprawdź "przedsiębiorstwa powiązane".
2. Czy mam prawo do odliczenia VAT? Jeśli tak - koszty kwalifikowane liczę netto, jeśli nie - brutto.
3. Ile mam już zużytego limitu de minimis? Sprawdź na SUDOP (sudop.uokik.gov.pl) - gwarancje BGK, leasingi preferencyjne, dotacje PARP się tam liczą.
4. Czy mam wkład własny? Gotówka, kredyt komercyjny, kredyt preferencyjny BGK?
5. Czy projekt mieści się w typie działania danego programu? B+R, inwestycja, internacjonalizacja, modernizacja energetyczna - różne reżimy pomocy.

Zamiast kalkulatora - wpisz NIP

Patrząc na powyższe 5 przypadków widać, że pytanie "ile dostanę" ma odpowiedź dopiero po sprawdzeniu konkretnych aktualnych naborów dopasowanych do twojego profilu firmy. DotacjaPro w 60 sekund pokaże:

• Aktualne nabory pasujące do twojego NIP (PKD, województwo, wielkość)
• Maksymalną kwotę dofinansowania per nabór
• Intensywność wsparcia (zależnie od reżimu pomocy publicznej)
• Czas decyzji + termin składania wniosku
• Twój pozostały limit de minimis (jeśli kiedyś korzystałeś)

Wpisz NIP - w 60 sekund dostaniesz konkretną listę →

Plus: Wszystkie nabory | Dotacje dla firm | Jak napisać wniosek | Cennik