Co to znaczy, że koszt jest kwalifikowalny?

Że program może go dofinansować. Dotację liczy się od sumy kosztów kwalifikowalnych, a nie od całego budżetu projektu. Wydatki niekwalifikowalne pokrywasz w całości sam.

Czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym?

Tylko wtedy, gdy nie możesz go odliczyć. Jeśli odzyskujesz VAT, jest on niekwalifikowalny i nie wchodzi do podstawy dofinansowania.

Czy wydatek sprzed złożenia wniosku można rozliczyć?

Zwykle nie - koszt musi być poniesiony w okresie kwalifikowalności określonym w umowie, który najczęściej zaczyna się nie wcześniej niż przy złożeniu wniosku. Dokładną datę graniczną podaje regulamin naboru.

Gdzie znajdę listę kosztów kwalifikowalnych?

W regulaminie konkretnego naboru, często z odwołaniem do Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Katalog różni się między programami i naborami.

Koszty kwalifikowalne

To wydatki, które program może dofinansować. Dotację liczy się od kosztów kwalifikowalnych, nie od całego budżetu - dlatego to, co wrzucisz do tej kategorii, decyduje ile realnie odzyskasz.

Grzegorz Mruk, specjalista ds. dotacji · aktualizacja: czerwiec 2026

Jeden niespełniony warunek = wydatek niekwalifikowalny.

Koszt musi być jednocześnie poniesiony w okresie kwalifikowalności, niezbędny, udokumentowany i zgodny z regulaminem. Wystarczy, że odpadnie jeden warunek, a płacisz za ten wydatek sam.

Co to są koszty kwalifikowalne

To wydatki, które program jest gotów dofinansować. Dotacja liczy się od kosztów kwalifikowalnych, nie od całego budżetu projektu. Jeśli wydatek jest niekwalifikowalny, pokrywasz go w całości z własnej kieszeni, mimo że jest częścią projektu.

Kiedy koszt jest kwalifikowalny

Koszt musi spełnić kilka warunków jednocześnie. Wystarczy, że odpadnie jeden, a wydatek wylatuje z dofinansowania.

Poniesiony w okresie kwalifikowalności określonym w umowie (zwykle nie przed złożeniem wniosku).
Niezbędny do realizacji projektu i bezpośrednio z nim związany.
Racjonalny i zgodny z cenami rynkowymi (przepłacisz - obcinają).
Udokumentowany (faktura, umowa, dowód zapłaty) i zaksięgowany.
Zgodny z budżetem wniosku oraz regulaminem i wytycznymi naboru.
Wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności / rozeznaniem rynku, gdy to wymagane.

Co bywa niekwalifikowalne

Część wydatków jest wyłączona prawie zawsze. To one najczęściej psują rozliczenie, bo firma wrzuca je do budżetu z automatu.

VAT, gdy możesz go odliczyć (kwalifikowalny tylko gdy faktycznie go nie odzyskujesz).
Kary umowne, grzywny, odsetki za zwłokę.
Wydatki poniesione przed okresem kwalifikowalności.
Koszty niezwiązane bezpośrednio z celami projektu.

Gdzie jest katalog dla Twojego naboru

Nie ma jednej uniwersalnej listy. Katalog kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych jest w regulaminie naboru (często z odwołaniem do Wytycznych w zakresie kwalifikowalności). Zanim ułożysz budżet, przeczytaj tę sekcję - to ona decyduje, ile realnie odzyskasz.

Częste pytania

Co to znaczy, że koszt jest kwalifikowalny?: Że program może go dofinansować. Dotację liczy się od sumy kosztów kwalifikowalnych, a nie od całego budżetu projektu. Wydatki niekwalifikowalne pokrywasz w całości sam.
Czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym?: Tylko wtedy, gdy nie możesz go odliczyć. Jeśli odzyskujesz VAT, jest on niekwalifikowalny i nie wchodzi do podstawy dofinansowania.
Czy wydatek sprzed złożenia wniosku można rozliczyć?: Zwykle nie - koszt musi być poniesiony w okresie kwalifikowalności określonym w umowie, który najczęściej zaczyna się nie wcześniej niż przy złożeniu wniosku. Dokładną datę graniczną podaje regulamin naboru.
Gdzie znajdę listę kosztów kwalifikowalnych?: W regulaminie konkretnego naboru, często z odwołaniem do Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Katalog różni się między programami i naborami.

Sprawdź, na jakie dotacje łapie się Twoja firma

Wpisz NIP - pokażemy dopasowane nabory i to, jakie koszty można w nich rozliczyć.

Sprawdź NIP firmy